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Aus dem Homeoffice mit der ganzen Welt kommunizieren

Die nächste Stufe der modernen Arbeitswelt: Mit Phonum effektiv im Homeoffice arbeiten

Die moderne Arbeitswelt hat sich stark gewandelt. Vor ein paar Jahren wäre die Option, im Homeoffice zu arbeiten, für viele Arbeitnehmer undenkbar gewesen – Unternehmen hätten deutlich höhere Einbußen an Arbeitskraft gehabt.

Inzwischen steht aber in vielen Haushalten eine Infrastruktur bereit, mit der sich auch längere Heim- und Telearbeit realisieren lässt. Dennoch gibt es einiges zu beachten, damit das Homeoffice den Ansprüchen an effizientes Arbeiten gerecht wird und damit die Kommunikation im Team auch über weite Distanzen funktioniert. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

beyerdynamic Phonum Wireless Speakerphone
Als Unternehmen auf das Homeoffice vorbereiten

Der beste Heimarbeitsplatz bringt nichts, wenn Korrespondenz, Akten und Notizen in Papierform im Büro liegen. Das Thema Digitalisierung ist darum für Unternehmen heute wichtiger denn je. Ein sicheres, DSGVO-konformes Dokumenten-Management lohnt sich auch langfristig: Unterlagen die in digitaler und durchsuchbarer Form auf dem Firmenserver vorliegen (zum Beispiel als PDF), lassen sich auch nach Jahren mühelos wiederfinden. Nicht zuletzt stehen sie auch den Mitarbeitern am Heimarbeitsplatz, Außendienstlern und anderen Kollegen jederzeit zur Verfügung.

Den Arbeitsplatz zu Hause optimal einrichten

Der Homeoffice-Platz sollte nach denselben ergonomischen Kriterien eingerichtet werden, wie der Arbeitsplatz in der Firma. Dazu gehören zum Beispiel ein passender Bürostuhl, der den Rücken optimal unterstützt, ein Schreibtisch in der richtigen Höhe, sowie die richtige Beleuchtung – also weder Fenster im Rücken noch eine Schreibtischlampe, die sich im Bildschirm spiegelt. Auch wenn Unternehmen üblicherweise ein Firmen-Laptop mit allen Anwendungen zur Verfügung stellen, ist ein zusätzlicher ergonomischer Monitor sinnvoll, der zum Beispiel die harten Blaulichtanteile ausfiltert und ein flimmerfreies Bild für ermüdungsfreies Arbeiten bietet. Das Plus an Arbeitsfläche ist ein angenehmer Nebeneffekt. Ein Headset oder Telefonsystem sowie eine Webcam gehören ebenfalls zur Grundausstattung – dazu später mehr.

Die Büro-Routine ist auch im Homeoffice sinnvoll

Im Idealfall gibt es einen separaten Raum für das Homeoffice, in dem der Mitarbeiter ungestört ist und den man nach Feierabend hinter sich abschließen kann. Um sich auf die anstehenden Aufgaben mental einzustellen, ist es außerdem sinnvoll, die Gepflogenheiten des Büro-Alltags auch zu Hause beizubehalten – also zum Beispiel nicht in der Schlafanzughose am Küchentisch E-Mails zu beantworten. Besser ist, jeden Tag pünktlich und sauber gekleidet in ein separates (möglichst abschließbares) Büro zu wechseln und sich auf seine Projekte zu konzentrieren. Auch die Mittagspause darf nicht fehlen und sollte im Idealfall nicht am Schreibtisch stattfinden.

Die Basis für das Homeoffice: Stabiles Internet ist Pflicht!

Entscheidend für die effektive Heimarbeit ist eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung. Ob die Mitarbeiter per Telefonsoftware auf ihre Büronummer zugreifen oder per Webcam an Videokonferenzen teilnehmen, ob sie Daten auf dem Server bearbeiten oder im Netz recherchieren – nur mit schnellem Internet ist das alles möglich. Nicht nur die Download-Geschwindigkeit ist hierbei zu berücksichtigen, sondern auch die Geschwindigkeit in Gegenrichtung, also des Uploads. Hier sind Bandbreiten von 10 MBit/s im Upload wünschenswert, wenn auch Videokonferenzen flüssig übertragen werden sollen.

Damit die Firmendaten sicher sind: Arbeiten per VPN

Bei jedem Datenaustausch im Geschäftsalltag ist die Sicherheit der Verbindung zu gewährleisten – egal ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen. Auf jeden Fall sollte darum eine VPN-Verbindung zum Firmenserver genutzt werden. Dieser „Datentunnel“ sorgt dafür, dass die Kommunikation zwischen Homeoffice und Firma verschlüsselt wird. Hier ist die IT-Abteilung gefragt, die neben der Infrastruktur auch den notwendigen „VPN-Client“ auf dem Firmenrechner installiert und die Zugänge verwaltet.

Effiziente Kommunikation für produktives Arbeiten im Team

Die IP-Telefonie macht es Firmen heute besonders einfach: hier sorgt die Telefonsoftware dafür, dass man auch zu Hause am Laptop oder auf dem Smartphone Anrufe wie im Büro entgegennehmen kann. Viele Firmen statten die Mitarbeiter mit einem Headset aus, da eingebaute Laptop-Mikrofone nur eine sehr unzureichende Sprachqualität bieten. Allerdings sind Standard-Headsets bisweilen etwas unbequem und nicht jeder Mitarbeiter mag es, Kopfhörer zu tragen.

Optimale Sprachverständlichkeit – mit Phonum auch im Homeoffice
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Noch eleganter ist ein Speakerphone wie das beyerdynamic Phonum, das mit Echo Cancellation perfekte Sprachverständlichkeit ohne Stör- und Nebengeräusche bietet. Dank der innovativen GECKO Technologie lässt sich Phonum optimal der Raumsituation anpassen.

 Es ist also egal, ob man direkt vor dem Rechner sitzt oder sich frei im Zimmer bewegt, während man telefoniert. Mit so einer Kommunikations-Lösung sind Homeoffice und Teamarbeit mühelos miteinander vereinbar. Phonum verbindet sich via Bluetooth® oder USB-C-Kabel mit dem PC und ist dann mit allen wichtigen Konferenzlösungen wie Skype, Cisco, Microsoft Teams und Zoom kompatibel.

Gut vernetzt im Team kommunizieren

Um effektiv zu funktionieren, sollten Teams sich auch dann intensiv untereinander und mit ihrem Gruppenleiter austauschen können, wenn alle Mitglieder im Homeoffice arbeiten. Auch für den Teamleiter gilt: regelmäßige Calls mit allen Mitarbeitern sind sinnvoll, um sich über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren und die nächsten Schritte festzulegen. Eine freihändige Speakerphone-Lösung wie unser Phonum ist auch hier besonders geeignet. Der Teamleiter übernimmt die Moderation und legt die entsprechenden Aufgaben fest. Er kontrolliert auch, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden und plant die Ressourcen entsprechend – was bei Mitarbeitern im Homeoffice besonders wichtig ist, weil die Kollegen mit den besten Kollaborations-Tools nicht immer das Gesamtbild im Blick haben können.

Natürlich muss jedes Unternehmen seine eigenen Methoden finden, um das für die Firma und ihre Mitarbeiter optimale Heimarbeitsmodell zu finden. Die oben genannten Grundlagen sind aber schon einmal eine solide Basis für eine produktive und angenehme Homeoffice-Zeit.

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