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Internationale Teams: besser zusammenarbeiten mit PHONUM

Wie man auch über Landesgrenzen hinweg Projekte und Mitarbeiter optimal koordiniert

Ob Start-Up, mittelständisches Unternehmen oder globaler Konzern: Teams in verschiedenen Zeitzonen gehören heute zum Alltag. Neue Mitarbeiter erwarten mehr Flexibilität in Sachen Homeoffice und dass sie völlig unabhängig von ihrem Aufenthaltsort effektiv an Projekten teilhaben können. Die reibungslose Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist dabei noch immer eine der größten Herausforderungen. Lösungen wie das Speakerphone PHONUM helfen dabei, insbesondere durch die exzellente Sprachverständlichkeit. Doch was gibt es generell bei der Arbeit in internationalen Teams zu beachten?

Hier ein paar Grundlagen und Tipps:

Wenn möglich: Lernen Sie sich kennen

Zu Beginn eines Projekts sollte der Teamleiter, wenn möglich, ein virtuelles Treffen organisieren. Im späteren Arbeitsalltag bleibt oft nicht die Zeit für einen lockeren Austausch mit dem gesamten Team, daher sollte man diese Gelegenheit nutzen, um sich einander vorzustellen. Egal ob Initial-Meeting per Videokonferenz oder gemeinsames „virtuelles Kaffeetrinken“ – wichtig ist, dass die Kollegen hier ein besseres Gespür für die Werte der jeweiligen Teammitglieder entwickeln und sich auf die Unterschiede in der Arbeitskultur einstellen können.

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Verantwortlichkeiten und Timings festlegen

Zu Beginn des ersten Meetings sollte eine Vorstellungsrunde stattfinden, damit die Kollegen ein bisschen über sich erzählen und ihre Erwartungen an das Projekt formulieren können. Danach sollten die weiteren Abläufe, Strukturen und Meilensteine geklärt werden. Grundlegende Fragen für internationale Teams sind:

  • In welcher Sprache findet die Korrespondenz statt?
  • Wer ist wann verfügbar und welche Zeitverschiebungen sind zu beachten?
  • Wie sieht die Kommunikationskette aus und wer erstattet wem Bericht?
  • Welche Kommunikations-Tools werden verwendet?

Der Teamleiter hält alle Entscheidungen hierbei schriftlich fest. Um die positive Stimmung im Team während des Projekts zu fördern, könnte außerdem ein „informeller“ Kanal etabliert werden – das kann eine Online-Chat-Gruppe, ein eigener Kanal in Slack oder ein E-Mail-Verteiler sein.  

Bestens ausgestattet für eine effiziente Kommunikation im Team

Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter über eine adäquate technische Ausstattung verfügen. Gerade Kollegen, die viel unterwegs sind, oder im Homeoffice arbeiten, sollten zu Beginn eines Projekts entsprechend ausgestattet werden. Neben einem Laptop bietet sich hier ein Speakerphone wie beyerdynamic PHONUM an.

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Es unterdrückt dank Echo Cancellation Störgeräusche und passt sich an die Raumsituation während eines Calls an. Der Mitarbeiter hat die Hände frei, kann sich frei im Raum bewegen und wird trotzdem optimal verstanden. Umgekehrt ist durch den kraftvollen Lautsprecher des PHONUM sichergestellt, dass der Kollege den Rest des Teams optimal versteht. Da PHONUM mit einer Vielzahl von Plattformen wie Skype, Cisco, Microsoft Teams und Zoom kompatibel ist, hat das Unternehmen die freie Wahl, welche Tools für die Teamarbeit zum Einsatz kommen sollen.

Den Projektverlauf im Auge behalten

Auch während des weiteren Projekt-Verlaufs sollten die erledigten Aufgaben und Meilensteine schriftlich festgehalten und die Fortschritte transparent über ein Projektmanagement-Tool kommuniziert werden. Wichtig ist, dass hierbei die Aufgabenstruktur sowie die jeweiligen Ziele inklusive Deadlines für jeden Mitarbeiter eindeutig festgehalten werden. Der Teamleiter muss in der Folge darauf achten, dass er die voneinander abhängigen Arbeitsschritte konsequent im Auge behält und auftretende Probleme frühzeitig mit den Kollegen anpackt, damit es nicht zu Verzögerungen kommt. Eine enge Absprache in Chat-Tools wie Slack oder Microsoft Teams sowie Projektmanagement-Lösungen wie Asana sind hier sinnvoll.

Auf den regelmäßigen Austausch kommt es an

Mindestens einmal die Woche, bei komplexeren Projekten auch zwei Mal, sollte der Teamleiter eine gemeinsame Telefonkonferenz ansetzen – natürlich mit Rücksicht auf die jeweilige Ortszeit der Mitarbeiter. Ein „Jour Fixe“ am Montagvormittag ist sinnvoll, um die kommende Woche zu besprechen. Ein optionaler Termin am Donnerstag hilft dabei, noch vor dem Wochenende Abläufe zu justieren und Probleme anzugehen, die nicht bis zur nächsten Woche warten können. Vor jedem Call schickt der Teamleiter eine Agenda an alle Teilnehmer. Den Input hierfür ergibt sich während des Projekts oder in Einzelgesprächen mit den Teammitgliedern. Auch bietet sich ein geteiltes Dokument an, in dem die Kollegen eigene Agenda-Punkte vorschlagen können. Im Idealfall sollen alle wichtigen Entscheidungen noch während der Telefonkonferenzen getroffen werden.

Als Teamleiter das Gespräch moderieren

Während der regelmäßigen Telefonkonferenzen führt der Teamleiter als Moderator durch das Gespräch und sorgt dafür, dass der Austausch zielgerichtet und positiv bleibt. Bei internationalen Teams kommt noch eine weitere Aufgabe hinzu: Um Sprachbarrieren zu überwinden, fasst der Teamleiter nach einem Redebeitrag nochmals kurz in eigenen Worten zusammen, was der Kollege eben gesagt hat. Voraussetzung hierfür ist natürlich die optimale Sprachverständlichkeit. Laptop-Mikrofone und -Lautsprecher können hier qualitativ nicht mit einem Speakerphone wie unserem PHONUM mithalten – darum ist es sinnvoll, wenn das gesamte Team solche Lösungen verwendet, um gleiche Voraussetzungen für alle zu schaffen. Nach dem Call sollte der Teamleiter das Protokoll mit allen Kollegen teilen.

Aus dem Projekt lernen und den Kontakt erhalten

Zum Abschluss eines Meilensteins oder am Ende eines Projekts, sollte der Teamleiter eine abschließende Videokonferenz einplanen. Hier können die Mitarbeiter ihre Erfahrungen im Rahmen der Zusammenarbeit austauschen und neu Gelerntes für zukünftige Projekte sammeln. Was hat gut geklappt? Was lässt sich verbessern? Mit effizienten Kommunikations-Werkzeugen wie PHONUM ist auch in dieser abschließenden Phase die optimale Sprachverständlichkeit gewährleistet. So kann ein Team die nötigen Weichen stellen, um auch in Zukunft effizient zusammen zu arbeiten.

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