INTERNATIONALE TEAMS: BESSER ZUSAMMENARBEITEN MIT BEYERDYNAMIC SPACE
WIE MAN AUCH ÜBER LANDESGRENZEN HINWEG PROJEKTE UND MITARBEITER:INNEN OPTIMAL KOORDINIERT
Ob Start-Up, mittelständisches Unternehmen oder globaler Konzern: Teams in verschiedenen Zeitzonen gehören heute zum Alltag. Neue Mitarbeiter:innen erwarten mehr Flexibilität in Sachen Homeoffice, Mobile Work und dass sie völlig unabhängig von ihrem Aufenthaltsort effektiv an Projekten teilhaben können. Die reibungslose Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen ist dabei noch immer eine der größten Herausforderungen. Lösungen wie unser erstes Speakerphone PHONUM oder unser beyerdynamic SPACE helfen dabei, insbesondere durch die exzellente Sprachverständlichkeit. Doch was gibt es generell bei der Arbeit in internationalen Teams zu beachten?
INHALTSVERZEICHNIS
Wenn möglich: Lernen sie sich kennen
Zu Beginn eines Projekts sollte jede:r Teamleiter:in, wenn möglich, ein virtuelles Treffen organisieren. Im späteren Arbeitsalltag bleibt oft nicht die Zeit für einen lockeren Austausch mit dem gesamten Team, daher sollte man diese Gelegenheit nutzen, um sich einander vorzustellen. Egal ob Initial-Meeting per Videokonferenz oder gemeinsames „virtuelles Kaffeetrinken“ – wichtig ist, dass die Kolleg:innen hier ein besseres Gespür für die Werte der jeweiligen Teammitglieder:innen entwickeln und sich auf die Unterschiede in der Arbeitskultur einstellen können.
Verantwortlichkeiten und Timings festlegen
Zu Beginn des ersten Meetings sollte eine Vorstellungsrunde stattfinden, damit die Kolleg:innen ein bisschen über sich erzählen und ihre Erwartungen an das Projekt formulieren können. Danach sollten die weiteren Abläufe, Strukturen und Meilensteine geklärt werden. Grundlegende Fragen für internationale Teams sind:
- In welcher Sprache findet die Korrespondenz statt?
- Wer ist wann verfügbar und welche Zeitverschiebungen sind zu beachten?
- Wie sieht die Kommunikationskette aus und wer erstattet wem Bericht?
- Welche Kommunikations-Tools werden verwendet?
Die Teamleitung hält alle Entscheidungen hierbei schriftlich fest. Um die positive Stimmung im Team während des Projekts zu fördern, könnte außerdem ein „informeller“ Kanal etabliert werden – das kann eine Online-Chat-Gruppe, ein eigener Kanal in Slack oder ein E-Mail-Verteiler sein.
Bestens ausgestattet für eine effiziente Kommunikation im Team
Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter:innen über eine adäquate technische Ausstattung verfügen. Gerade Kolleg:innen, die viel unterwegs sind, im Homeoffice oder mobil arbeiten, sollten zu Beginn eines Projekts entsprechend ausgestattet werden. Neben einem Laptop und einem Kopfhörer zum konzentrierten Arbeiten, bietet sich hier ein Speakerphone wie beyerdynamic SPACE an. Damit kann jede:r Mitarbeiter:in nicht nur konzentriert an den gemeinsamen Meetings teilnehmen, sondern auch die eigene Lieblingsmusik in bester Qualität genießen.
Das beyerdynamic SPACE unterdrückt Dank vier integrierter MEMS Mikrofone automatisch, Störsignale und blenden unerwünschten Hall, Echos oder Rückkopplungen aus. So profitieren die Mitarbeiter:innen von absoluter Bewegungsfreiheit in jedem Meeting und werden trotzdem optimal verstanden. Ob bei der Stimmenwiedergabe oder beim Hören der Lieblingshits: ausgestattet mit einem 1,5 Zoll großen Breitbandlautsprecher, fesselt beyerdynamic SPACE mit unserer exzellenten Klangqualität und wechselt dabei automatisch zwischen Voice Mode und Music Mode für die beste Performance. Da das Speakerphone mit einer Vielzahl von Plattformen wie Skype, Cisco, Microsoft Teams und Zoom kompatibel ist, hat das Unternehmen die freie Wahl, welche Tools für die Teamarbeit zum Einsatz kommen sollen.
Den Projektverlauf im Auge behalten
Auch während des weiteren Projekt-Verlaufs sollten die erledigten Aufgaben und Meilensteine schriftlich festgehalten und die Fortschritte transparent über ein Projektmanagement-Tool kommuniziert werden. Wichtig ist, dass hierbei die Aufgabenstruktur sowie die jeweiligen Ziele inklusive Deadlines für jede:n Mitarbeiter:in eindeutig festgehalten werden. Die Teamleitung muss in der Folge darauf achten, dass die voneinander abhängigen Arbeitsschritte konsequent im Auge behalten und auftretende Probleme frühzeitig mit den Kolleg:innen angepackt werden, damit es nicht zu Verzögerungen kommt. Eine enge Absprache in Chat-Tools wie Slack oder Microsoft Teams sowie Projektmanagement-Lösungen wie Asana sind hier sinnvoll.
Auf den regelmäßigen Austausch kommt es an
Mindestens einmal die Woche, bei komplexeren Projekten auch zwei Mal, sollte eine gemeinsame Telefonkonferenz angesetzt werden – natürlich mit Rücksicht auf die jeweilige Ortszeit der Mitarbeiter:innen. Ein „Jour Fixe“ am Montagvormittag ist sinnvoll, um die kommende Woche zu besprechen. Ein optionaler Termin am Donnerstag hilft dabei, noch vor dem Wochenende Abläufe zu justieren und Probleme anzugehen, die nicht bis zur nächsten Woche warten können. Vor jedem Call schickt die Teamleitung eine Agenda an alle Teilnehmer:innen. Der Input hierfür ergibt sich während des Projekts oder in Einzelgesprächen mit den Teammitglieder:innen. Auch bietet sich ein geteiltes Dokument an, in dem die Kolleg:innen eigene Agenda-Punkte vorschlagen können. Im Idealfall sollen alle wichtigen Entscheidungen noch während der Telefonkonferenzen getroffen werden.
Als Teamleiter:in das Gespräch moderieren
Während der regelmäßigen Telefonkonferenzen führt die Teamleitung als Moderator:in durch das Gespräch und sorgt dafür, dass der Austausch zielgerichtet und positiv bleibt. Bei internationalen Teams kommt noch eine weitere Aufgabe hinzu: Um Sprachbarrieren zu überwinden, fasst die Teamleitung nach einem Redebeitrag nochmals kurz in eigenen Worten zusammen, was der oder die Kolleg:in eben gesagt hat. Voraussetzung hierfür ist natürlich die optimale Sprachverständlichkeit. Laptop-Mikrofone und -Lautsprecher können hier qualitativ oft nicht mit einer Lösung, wie einem Speakerphone oder einem Headset mithalten – darum ist es sinnvoll, das gesamte Team mit entsprechenden Lösungen auszustatten, um gleiche Voraussetzungen für alle zu schaffen. Nach dem Call sollte die Teamleitung das Protokoll mit allen Kolleg:innen teilen.
Aus dem Projekt lernen und den Kontakt erhalten
Zum Abschluss eines Meilensteins oder am Ende eines Projekts, sollte die Teamleitung eine abschließende Videokonferenz einplanen. Hier können die Mitarbeiter:innen ihre Erfahrungen im Rahmen der Zusammenarbeit austauschen und neu Gelerntes für zukünftige Projekte sammeln. Was hat gut geklappt? Was lässt sich verbessern? Mit effizienten Kommunikations-Werkzeugen wie unserem beyerdynamic SPACE oder unseren Produkten zum Mobilen Arbeiten ist auch in dieser abschließenden Phase die optimale Sprachverständlichkeit gewährleistet. So kann ein Team die nötigen Weichen stellen, um auch in Zukunft effizient zusammen zu arbeiten.
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